- Généralités
- Ressources techniques
- Configuration du compte (Paramètres)
- Un événement virtuel au cours duquel le public participe activement (via Zoom Meeting)
- Un événement virtuel au cours duquel le public participe de façon limitée (via Zoom Webinar)
- Questions à approfondir
Zoom Video Communications est une société américaine de services de téléconférence basée à San Jose, en Californie. Elle fournit un service de conférence à distance qui combine la vidéoconférence, les réunions en ligne, le chat et la collaboration mobile à l'aide d'applications propriétaires. (Consultez la fiche de Zoom sur Wikipedia pour en savoir plus)
Si vous découvrez Zoom, sachez que l'entreprise organise régulièrement des sessions de formation (en anglais) et que celles-ci sont également accessibles en différé.
Voici également quelques articles que vos collègues ont trouvé particulièrement utiles:
- Comparaison entre réunions et webinaires
- Partager l'audio de l'ordinateur lors du partage d'écran (particulièrement utile lors du visionnement d'une vidéo en mode partage d'écran)
- Changer le logo qui apparaît lorsque votre caméra est éteinte (utiliser le logo avec les couleurs de l'année)
À noter : Zoom ne permet pas de créer des formulaires d'enregistrement bilingue. Par conséquent, la langue devrait être choisie en fonction de la langue principale de l'événement.
- Activer le consentement à l'enregistrement. En activant cette fonction, lorsqu'un enregistrement est lancé sur Zoom, un message apparaît sur l'écran de chaque participant leur confirmant. Si le participant refuse, il n'aura pas accès à l'événement.
- Activer (ou non) une salle d'attente. Cette fonction permet d'approuver l'arrivée de chaque participant dans une réunion ou un événement. Cette fonction devrait être activée et désactivée en fonction de vos besoins. Dans le cas d'un événement avec plusieurs participants, cette fonction pourrait être un peu trop restrictive. Cependant, si vous êtes en cours d'enregistrement et attendez l'arrivée d'un autre participant, l'activation de cette fonction évitera une interruption soudaine de votre enregistrement. De plus, lorsqu'un participant est dans la salle d'attente, l'hôte est en mesure de communiquer avec cette personne en clavardage.
- Activer le code secret de réunion et de webinaire.
À noter : Les paramètres ci-haut sont les principaux à tenir en compte, mais la section "Paramètres" offre plusieurs options de réglages différents à évaluer selon vos besoins. Nous vous conseillons de réviser ceux-ci en équipe pour établir les standards qui correspondent à vos besoins particuliers.
Lignes directrices:
Avant l'événement:
- Utilisez un modèle de réunion Zoom existant pour créer votre réunion Zoom. Le modèle dont vous aurez besoin dépendra du type d'événement que vous organisez. Si vous n'avez pas de modèle ou si vous avez besoin d'aide, veuillez contacter [email protected].
- Si vous utilisez la fonctionnalité d'inscription, demandez les informations indiquées ci-dessous et. N'oubliez pas d'inclure l'option d'inscription à l'infolettre, avec le texte suivant:
Sign up to receive our newsletter and communications about CCA activities. You can unsubscribe at any time. For more information, consult our privacy policy (cca.qc.ca/privacypolicy) or contact us ([email protected]).
Options de réponse:
- Oui (en français)
- Yes (in English)
- No
Pendant l'événement:
Qui est l'hôte?
L'hôte est le compte de la personne qui a programmé la réunion. Pour démarrer la réunion, il faut qu'une personne se connecte au compte en question et commence la séance Zoom.
Pendant une réunion, c'est l'hôte qui gère la réunion. L'hôte peut désigner un co-hôte qui pourra aussi gérer les participants. Par contre, les co-hôtes ne peuvent pas démarrer la réunion.
Si l'événement est enregistré aux fins de montage et de publication, vous devez désigner un co‑hôte, afin que l'événement puisse être enregistré à la fois en mode Intervenant actif et en mode Galerie.
Si vous n'êtes pas disponible pour démarrer une réunion, vous pouvez désigner un hôte suppléant (c.-à.-d. un autre compte Zoom qui pourra démarrer la réunion). Quand vous programmez un événement, cliquez sur les Options avancées dans le bas de la fenêtre. Cliquez sur Hôte suppléant et saisissez dans le champ l'adresse courriel de la personne qui démarrera la réunion.
Affichage Galerie ou Intervenant
Les affichages Galerie et Intervenant permettent d'afficher différemment les participants à la réunion : dans le premier cas, on peut voir tous les participants à la fois, et dans le deuxième, la fenêtre la plus grande se place sur la personne ayant la parole. On peut changer ce mode en cliquant sur Affichage dans le coin supérieur droit de la fenêtre.
Si vous enregistrez un événement, assurez-vous qu'une personne enregistre en mode Intervenant et qu'une autre enregistre en mode Galerie.
Partage d'écran
Une seule personne peut partager son écran à la fois. On peut partager son écran à partir du menu au bas de la fenêtre. Après avoir cliqué sur Écran partagé, une fenêtre s'ouvre et vous propose de partager différentes choses.
Si vous partagez l'Écran 1 (ou, dans le cas où vous avez deux moniteurs, l'Écran 1 ou l'Écran 2), c'est l'ensemble de votre écran qui sera partagé. Si vous souhaitez alterner entre différentes applications ou différentes fenêtres, choisissez cette option. Remarque : les participants verront alors tout votre écran, y compris toute notification qui pourrait apparaître.
Si vous souhaitez partager un document ou une présentation en particulier, et rien de plus (sans passer d'un document ou d'une fenêtre ou d'une application à une autre), choisissez le document en question. Les participants ne verront alors que le document choisi (sans aucune notification). Si vous ouvrez une autre fenêtre ou une autre application, ils ne pourront pas la voir. Dans ce cas, si vous devez passer d'une fenêtre à une autre, il vous faudra arrêter le partage d'écran, puis commencer un nouveau partage. Quand vous partagez votre écran, vous ne pouvez plus voir la fenêtre Zoom, sauf si vous avez deux moniteurs.
Après l'événement:
- Si vous avez utilisé le formulaire d'inscription, avec la possibilité de s'abonner à l'infolettre, n'oubliez pas d'extraire un rapport de réunion dans les 24h suivants la tenue de l'événement, de l'archiver dans le dossier de l'événement (int.cca/partage/Événements) et d'informer la ou le coordonnateur(trice) administratif(ive), Numérique.
- Ajouter les statistiques de l'événement à l'event list (si l'événement est aussi diffusé sur une plateforme comme YouTube et Facebook).
Aide-mémoire:
- Si vous utilisez la fonctionnalité d'inscription, prenez un moment pour tester le formulaire avec un(e) collègue; validez non seulement que la personne est en mesure de s'inscrire correctement, mais que l'information apparaît aussi correctement dans votre compte Zoom;
- Envoyez un courriel à tous les panélistes au moins 72 heures avant l'événement;
- Si la réunion est enregistrée, penser à activer la clause de non-responsabilité en matière d'enregistrement;
- Si vous avez utilisé le formulaire d'inscription, avec la possibilité de s'abonner à l'infolettre, n'oubliez pas d'extraire un rapport de réunion dans les 24h suivants la tenue de l'événement, de l'archiver dans le dossier de l'événement (int.cca/partage/Événements) et d'informer la ou le coordonnateur(trice) administratif(ive), Numérique.
Lignes directrices:
Avant l'événement:
- Utilisez un modèle de webinaire Zoom existant pour créer votre webinaire Zoom. Si vous n'avez pas de modèle ou si vous avez besoin d'aide, veuillez contacter [email protected].
- Si vous utilisez la fonctionnalité d'inscription, n'oubliez pas d'inclure l'option d'inscription à l'infolettre, avec le texte suivant:
Sign up to receive our newsletter and communications about CCA activities. You can unsubscribe at any time. For more information, consult our privacy policy (cca.qc.ca/privacypolicy) or contact us ([email protected]).
Options de réponse:
- Oui (en français)
- Yes (in English)
- No
Programmer un webinaire
Ouvrez Zoom dans votre navigateur et cliquez sur Webinaires dans le menu à gauche. Cliquez sur Programmer un webinaire.
Choisissez ensuite le modèle de webinaire qui vous intéresse.
Si vous choisissez Webinaire (enregistrement par défaut), l'enregistrement de l'événement commencera dès son démarrage. Si vous choisissez Webinaire (pas d'enregistrement), l'événement ne sera enregistré que si vous démarrez l'enregistrement.
Après avoir choisi le modèle, donnez un nom à votre webinaire dans le champ Sujet. Vous pouvez également ajouter une description. Le nom et la description devraient être en français et en anglais. Choisissez ensuite la date et l'heure de début de l'événement, ainsi que sa durée. Comme vous avez choisi un modèle de webinaire, vous n'avez pas besoin de changer les autres paramètres, à moins que vous ayez besoin d'une configuration particulière pour ce webinaire (par exemple, si vous souhaitez en faire un événement périodique).
Si vous savez que vous ne serez pas disponible pour démarrer le webinaire, désignez un hôte suppléant (c.-à.-d. un autre compte Zoom qui pourra démarrer la réunion) au moment où vous programmez le webinaire. Tapez l'adresse courriel de la personne qui sera disponible pour démarrer le webinaire.
Si vous souhaitez ajouter un hôte suppléant après avoir programmé le webinaire, ouvrez l'onglet Webinaires sur la page Zoom de votre navigateur, placez votre curseur sur le titre du webinaire en question, et cliquez sur le bouton Modifier qui apparaît.
Descendez ensuite à la section Hôte suppléant dans le bas de la page. Vous verrez la même chose que dans l'image plus haut.
Une fois cette étape terminée, programmez l'événement en cliquant sur le gros bouton bleu en bas de la plage. Il ne s'agit toutefois pas de la dernière étape de préparation d'un webinaire.
Une fois que le webinaire est programmé, vous pouvez ajouter des intervenants (toute personne qui doit prendre la parole au cours de l'événement ou qui aide à gérer les aspects administratifs du webinaire).
Pour ajouter des intervenants, descendez jusqu'à la deuxième moitié de la page.
Juste sous l'onglet Invitations (qui est l'onglet ouvert par défaut), vous verrez l'option Inviter des intervenants. Cliquez sur le bouton Modifier tout à droite. Une fenêtre s'ouvrira, qui permet d'ajouter les noms et les adresses courriel des intervenants.
Une fois que vous avez ajouté tous les intervenants, vous pouvez décider de leur envoyer immédiatement ou plus tard une invitation avec leur lien Zoom individuel. Les liens Zoom sont différents pour chaque intervenant. Ils ne peuvent donc pas être échangés entre intervenants. Si vous voulez envoyer l'invitation immédiatement, assurez-vous de cocher la case « Envoyer immédiatement une invitation à tous les intervenants nouvellement ajoutés » au bas de la fenêtre. Si vous ne souhaitez pas envoyer l'invitation tout de suite, assurez-vous que la case est décochée. Cliquez ensuite sur Enregistrer.
Les intervenants ajoutés s'affichent dans la section Inviter des intervenants.
Si vous souhaitez envoyer (ou renvoyer) aux intervenants leurs liens Zoom individuels pour se joindre au webinaire, cliquez sur le bouton Modifier dans la section Inviter des intervenants. Cliquez ensuite sur Renvoyer.
Les liens Zoom individuels devraient être envoyés aux intervenants une semaine avant l'événement, puis renvoyés 24 heures avant l'événement. Une fois que les liens ont été envoyés, écrivez un courriel de suivi à tous les intervenants pour confirmer qu'ils ont bien reçu leur lien. Demandez-leur de vérifier leur boîte de pourriel ou de courrier indésirable, ainsi que tous les onglets de leur boîte de réception principale.
Tant que vous êtes dans la session d'entraînement, les intervenants peuvent se joindre au webinaire, mais pas les participants (le public). Quand il est temps de commencer le webinaire et d'accueillir le public, l'hôte peut démarrer le webinaire.
Durant l'événement:
Suivez les directives d'une réunion Zoom.
Si vous aviez choisi Webinaire (pas d'enregistrement) quand vous avez programmé l'événement, vous devrez démarrer l'enregistrement en cliquant sur le bouton Enregistrer dans le menu au bas de la fenêtre, puis en sélectionnant Enregistrer sur cet ordinateur.
Organiser un Q. et R. lors d'un webinaire
Les webinaires Zoom sont programmés de manière à ce que seuls les intervenants et les animateurs visibles à l'écran (ceux qui peuvent activer leur caméra) puissent prendre la parole. Les participants (le public) peuvent seulement communiquer par le clavardage ou par la boîte de Q. et R.
Si vous voulez organiser un Q. et R. lors d'un webinaire, encouragez les participants à taper leurs questions. Pour les événements avec un public à la fois physique et virtuel, on devrait utiliser uniquement cette méthode. L'animateur peut alors lire les questions tout haut afin que le conférencier ou l'intervenant y réponde.
En cas d'événement entièrement virtuel, vous devriez aussi inviter les membres du public à poser leurs questions soit dans le clavardage soit dans la boîte de Q. et R., surtout s'ils ont des questions pendant la conférence ou pendant la conversation entre intervenants. En outre, vous pouvez aussi inviter les personnes qui ont des questions à lever la main.
L'hôte peut alors voir quelles personnes ont levé la main en cliquant sur le bouton Participants. Les participants avec la main levée apparaissent en haut de la liste des participants.
L'hôte peut alors soit autoriser le participant à parler, soit signaler à l'intervenant que la personne désire parler. Pour autoriser un participant à prendre la parole, déplacez votre curseur sur son nom et cliquez sur le bouton bleu Autoriser à parler.
Quand vous autorisez un participant à parler, vous lui permettez d'activer son micro, mais pas sa caméra. La personne apparaîtra sous forme d'un carré noir avec son nom indiqué ou, si une photo est associée à son compte, cette photo s'affichera dans le carré. Elle ne pourra cependant pas allumer sa caméra.
Une fois que la personne a été autorisée à prendre la parole, son carré reste visible jusqu'à la fin du Q. et R., à moins qu'il ne soit désactivé. Quand on a répondu à la question du participant qui a pris la parole, l'hôte devrait révoquer sa capacité à parler pour que le carré disparaisse. Déplacez votre curseur sur le nom du participant, cliquez sur le bouton bleu Plus, et sélectionnez Désactiver la parole.
Pour faire passer un participant au rôle d'intervenant, déplacez votre curseur sur son nom dans l'onglet Participants. Cliquez sur le bouton bleu Plus, puis sélectionnez Promouvoir au rôle d'intervenant.
Cela donne au participant l'option de se joindre au webinaire en tant qu'intervenant (ce qui lui permet d'allumer son micro et sa caméra). Le participant verra cette fenêtre :
Si la personne accepte de devenir intervenant, elle apparaîtra à l'écran comme les autres intervenants. Une fois qu'on a répondu à sa question, vous pouvez changer à nouveau son rôle à celui de participant en cliquant sur l'onglet Intervenants.
Déplacez votre curseur sur la personne concernée et cliquez sur le bouton bleu Plus.
Choisissez alors Changer le rôle en participant. La personne redeviendra alors immédiatement participant.
Après l'événement:
- Si vous avez utilisé le formulaire d'inscription, avec la possibilité de s'abonner à l'infolettre, n'oubliez pas d'extraire un rapport de réunion dans les 24h suivants la tenue de l'événement, de l'archiver dans le dossier de l'événement (int.cca/partage/Événements) et d'informer la ou le coordonnateur(trice) administratif(ive), Numérique.
- Ajouter les statistiques de l'événement à l'event list (si l'événement est aussi diffusé sur une plateforme comme YouTube et Facebook).
Aide-mémoire:
- Si vous utilisez la fonctionnalité d'inscription, prenez un moment pour tester le formulaire avec un(e) collègue; validez non seulement que la personne est en mesure de s'inscrire correctement, mais que l'information apparaît aussi correctement dans votre compte Zoom.
- Envoyer un courriel à tous les panélistes au moins 72 heures avant l'événement. N'oubliez pas de préciser que le lien Zoom ne doit pas être partagé avec aucun autre panéliste (chaque panéliste doit utiliser un lien unique);
- Si vous avez utilisé le formulaire d'inscription, avec la possibilité de s'abonner à l'infolettre, n'oubliez pas d'extraire un rapport de webinaire dans les 24h suivants la tenue de l'événement, de l'archiver dans le dossier de l'événement (int.cca/partage/Événements) et d'informer la ou le coordonnateur(trice) administratif(ive), Numérique.
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