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Les e-mails sont sauvegardés et dupliqués sur les disques du fournisseur d'e-mail.
Il convient de raisonner l'envoi d'e-mail automatiques (ex: newsletters, gestion client, suivi de commande) en limitant leur nombre, les pièces jointes et le nombre de destinataires.
例
Newsletters:
Définir la fréquence d'envoi au strict nécessaire
Envoyer aux seules personnes essentielles à la newsletter et celles le souhaitant (liste d'inscription, ciblage client)
Envoyer des mails de désinscription aux clients n'ayant pas ouvert les x newsletters précédentes
Éviter les pièces jointes et préférer les liens directs
Éviter les images et à défaut limiter leur taille
Gestion client:
Réduire à un seul envoi pour les commandes internet (commande, confirmation de paiement, expédition, satisfaction, relance, satisfaction livraison, facture, ...)
Ne pas envoyer de pièce jointe si cela n'est pas nécessaire : lien vers le document sur le compte client par 例.