With Seb C., Seb T. and Mathieu
- Date: June 18th
- CFP --> Archy
- The Quebec city image should be re-done/re-manipulated, the quality is bad, could we have a smaller one (not in diaporama mode?) to respect the requirement of < 500K in size but with a good quality?
- Location --> Confirmation for ENAP
- Sponsorship plan validated
- Publication of the website --> Not yet we would like to wait for the EventBrite registration page
- Financial Sponsor --> Lecentre.net
- Get RedHat, iA, MayaData and Microsoft payments --> Mathieu/Seb T.
- Lead scanning during the event?
- Start registration page on EventBrite --> Seb T. is looking at this
- Why not having volunteers the d-day to help as well as having a free ticket to attend few sessions
- Ticket price will be 50$ for regular and 30$ for not enterprise employee like students, etc.
- We will need a strategy around early bird where people who will register before date X will get a Swags Kit and after that just one Swaq for example
- Ideas for Swags: hoodies, sockets, t-shrt with our local brand/logo
- When people will register we will ask "do you want to stay for a 5@7 after the event?"
- 5@7 --> Mathieu to ask La Korrigane
- We will see if we could get guest speakers, anyone: let's reach out to our network!
- We will see if we could have press release or IT journalist that could promote and/or cover that event?
With Seb C., Seb T., Martin and Mathieu.
Actions a court terme :
- Creer ses propres taches dans notre Kanban dedie a l'organisation de cet evenement https://github.com/mathieu-benoit/kcd2020-qc/projects/1
- Valider aupres de la CNCF que tout est bon : cncf/kubernetes-community-days#217
- Voir avec la CNCF la marche a suivre pour avoir notre site web dedie
- S'ajouter dans le Slack de la CNCF et rejoindre notre channel #kcd-quebec
- Merci de lire et d'etre d'accord avec le Code of Conduct: https://github.com/cncf/foundation/blob/master/code-of-conduct.md
- Passons a travers la guidance de la CNCF pour l'organisation de l'evenement: https://kubernetescommunitydays.org/organizing/
- On viserait l'une des trois dates suivantes : Jeudi 11 juin, Mardi 16 juin ou Jeudi 18 juin
- Il faudrait creer le plans de commandites/sponsors par exemple Gold, Silver et Bronze ?
- Voulons-nous avoir notre propre Conference Action Items and Checklist (Google Sheet) ? Ou voulons-nous traduire ca ici dans notre GitHub ? En tout cas n'hesitez pas lire cette checklist qui nous permettra de challenger que l'on oublie rien ;)
- RedHat veut nous payer avant le 15 Fevrier 2020, attendons un peu les autres alternatives sinon Sebastien T. fera une facture avec notre plan d'avoir Lecentre.net comme Financial Sponsor
Autres points discutes :
- L'une des directives est de commence petit et iterer, ne pas voir trop gros des le depart
- Notre Financial Sponsor ser Lecentre.net (Sebastien Thomas) pour le moment sauf si Microsoft peut le faire ou que des compagnies comme Gestev ou eventtouch nous proposent des choses avantageuses
- On utiliserait ce GitHub repo pour collaborer et documenter
- On utiliserait le Slack de la CNCF pour communiquer
- On pense que faire payer un montant minimum comme 5-10$ permettrait que les gens se commitent a venir et donc eviter le fait que des gens ne viennent pas car c'est gratuit
- Quelles salles potentielles ?
- ENAP
- Universite Laval
- Comment fonctionne KubeCon, il y a-t-il un systeme de tracks ? Comment peut-on s'inspirer de ces conferences de San Diego/Amsterdam ?
- On envisagerait avoir 100 personnes (voire 150)
- On envisagerait 2 Tracks : Techniques et Non-Techniques
- On pourrait prevoir 3 sortes de talks :
- Keynotes
- Courtes sessions : 20 min + 5 de Q&A + 5 de transition pour la session suivante
- Longues sessions : 45 min + 10 de Q&A + 5 de transition pour la session suivante
- Si on a du temps pour l'organiser et qu'il y a de l'interet on verra pour organiser un 5@7 avec DJ et consommations ? A voir si quelque chose nous permettrait de faire quelque chose de sympa ou les participants resteraient...
- Il faudra demander aux Sponsors pour les Swags : stickers, etc.
- Pour les registrations dans EventBrite, on pourrait prevoir un discount pour early bird, ouvrir qu'a 50 au debut puis ouvrir progressivement a 75 puis 100, a priori les waitlistes donnent de l'interet aux evenements ;)
- On offrirait des tickets d'entree gratuits pour certains plans de sponsors comme Gold