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El trabajo remoto

Trabajar de forma remota suena genial. Pensamos que vamos a ahorrarnos el viaje diario hacia el trabajo y que tendremos la flexibilidad de combinar nuestra vida laboral con la del hogar. En la realidad, el trabajo toma una forma diferente cuando no hay una oficina, y todos estamos en diferentes ambientes tratando de conectarnos con otros seres humanos.

En Hypothesis no tenemos oficinas centrales, y trabajamos desde cuatro países diferentes en distintas zonas horarias. Hemos aprendido que la comunicación, la toma de decisiones, la interacción social y el liderazgo necesitan estrategias un poco diferentes. Aún tenemos mucho por mejorar, pero estamos trabajando en ello todos los días.

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Estas son algunas cosas que hemos aprendido al trabajar de forma remota:

• Comunicación
• Horario y manejo del tiempo
• Toma de decisiones
• Liderazgo y dinámicas grupales
• Logística
• Salud, familia y el mundo real

Comunicación

• Leer, escribirlo todo y repetir. Trabajar de forma remota requiere escribir y leer mucho más de lo que uno se imagina. Tendrás que escribir lo que piensas, explicar cómo llegaste a una conclusión, y proponer una solución por escrito. Tus aportes también serán recibidos por escrito, y hay cierto número de emails y documentos que definitivamente tendrás que leer para saber qué está pasando. Te vas a encontrar repitiendo las cosas muchas veces, en diferentes documentos, reuniones y chats, y eso está bien.

• Las reglas de la cortesía en la comunicación son distintas. A veces vas a tener que interrumpir a alguien, secuestrar una reunión, postponer algo al último minuto, pedirle a otros que repitan lo que dijeron, etc. Aún puedes ser buena gente con otros, decir gracias, lo siento, buenos días y buenas noches.

• Las interrupciones son permitidas. No tengas miedo de pedirle a los demás si tienen un minuto para ti. Es trabajo del receptor administrar su tiempo y disponibilidad (por ejemplo, apagando sus notificaciones en Slack o diciendo, "lo siento ahora no puedo, estoy en una llamada"). No trates de adivinar si los demás están disponibles, sólo pregunta.

• Habla directamente. No "preguntes si puedes preguntar" o escondas tu pregunta en un párrafo completo. Empieza con tu pedido o pregunta, e indica un formato para la respuesta que quieres (si o no, comentarios en un documento, +1 o -1, etc.) Mantén las oraciones cortas, no es necesario que te justifiques ampliamente en todo lo que dices, los demás te creemos!

• No interpretes mucho. No interpretes los atrasos, la falta de respuesta, los silencios, los eventos que alguien se perdió, los emails cortos, los pendientes no respondidos, las conversaciones cortadas o los interlocutores distraídos. Posiblemente estos son accidentes e la comunicación, no mensajes intencionales.

• Lenguaje humano y sencillo. Nadie debe ponerse a buscar en google furiosamente esa palabra que acabas de decir. Trata de mantener la jerga fuera de las conversaciones de grupo: los términos especializados cambian las relaciones de poder y aislan a las personas. Si no sabes qué es X, por favor pregunta de inmediato, aún si solo necesitas un repaso rápido.

• Las conversaciones informales y los chistes están bien. También está perfectamente bien disculparse amablemente si no tienes tiempo para conversar en ese momento. Es un poco incómodo, pero es la única forma en que podemos tener conversaciones informales cuando no estamos en el mismo lugar. Está muy bien hablar de música, perritos, tu desayuno y gifs animados. Está bien hacer chistes durante nuestras llamadas de conferencia. DIVIERTETE.

• Retraso en la respuesta. No esperes una respuesta inmediata, y no sientas la presión de responder inmediatamente, a menos que algo esté en llamas (en ese caso tendremos alguna forma apropiada de ponernos en contacto). Dale a la gente tiempo de cambiar de contexto, pensar y procesar. Si necesitas una respuesta rápida, por favor indícalo en tu pedido (por ejemplo "tengo una reunión en una hora y necesito tus correcciones" o "cuando puedas, antes de que acabe la semana".)

• Haz preguntas. Entre más pronto hagas tus preguntas, más felices seremos todos. No luches con un problema o una duda en soledad, sólo pregúntale a alguien! No importa si parecen estar ocupados (recuerda, es su trabajo administrar su propio tiempo. Haz preguntas detalladas e indica el tipo de respuesta que estás esperando (una idea, instrucciones paso a paso, ayuda para diagnosticar un problema, probar algo, etc.)

• Tono de comunicación. Cuando trabajas en diferentes lugares y a diferentes horas, los demás no tienen contexto para saber cómo ha estado tu día o de qué humor estás. Quizás es temprano en la mañana y no pudieron dormir bien, quizás ha sido un largo día de perseguir un error molesto en el código. Respira profundo, reconoce tu estado emocional, y se lo más positivo y abierto posible. Practica la empatía, pregunta a los otros cómo han estado sus días, trata de entender sus contextos y asume lo mejor.

• Aislamiento. Toda persona que trabaja remotamente en algún momento se siente aislada, fuera de onda, tratando de entender qué es lo que pasa. Vas a tener una vaga sensación de que las discusiones y decisiones importantes se están dando en otro lugar, y que te estás perdiendo de algo. Esto posiblemente no sea verdad. La única forma de darse cuenta es hablar del asunto, preguntar cómo van las cosas, dile a tu jefe que te actualice sobre cómo van las cosas en la organización.

• No todos hablamos el mismo primer idioma Cuando algunos no hablamos el mismo idioma materno, es importante ser compasivo y perdonar algunas faltas menores. No tengas miedo de corregirnos de buena manera (esto nos ayuda, de verdad). Nosotros haremos lo mismo cuando trates de hablar nuestro idioma. Aquí hay una guía en Inglés sobre cómo trabajar con personas que no hablan Inglés como primer idioma.

Horario y manejo del tiempo

• Gestión individual del tiempo Eres responsable por tu propio tiempo. Esto es muy, muy importante. Eres quien define cuándo estarás disponible, y cuándo es posible ponerse en contacto contigo. Debes aceptar o declinar invitaciones a reuniones, mantener los recordatorios apropiados, indicar que estarás fuera en el calendario compartido, silenciar tus notificaciones de Slack, y planear para tu día y tu semana. Tu decides cuándo cambias de contexto. Nadie puede hacer esto por ti.

• Invitaciones de calendario Asegúrate de dar algo de contexto a todas las invitaciones a reuniones (quizás un pequeño chat con las personas que vas a invitar antes de hacerlo). Marca algunos asistentes como opcionales (si lo son). Incluye el objetivo principal de la invitación, si hay una agenda o documentos de apoyo inclúyelos también. Las reuniones o juntas son de 30 minutos, considera realmente si necesitas más. Envía notificaciones si necesitas cambiar o cancelar una reunión.

• Evita las reuniones caras. Piensa en el grupo mínimo de personas que debería atender una reunión, cuál será su rol y su aporte. ¿Podría el tema comunicarse por email? Si una reunión recurrente se cancela varias veces, quizás sea bueno reconsiderar la necesidad de mantener esa reunión, o cambiar su frecuencia.

• Coordinando zonas horarias Define una banda horaria para las reuniones en tu día. ¿Qué es razonable y aceptable? Usa el Meeting Planner si necesitas encontarar un buen momento para una reunión. También puedes usar la funcionalidad de “find a time” en Google Calendar. Pregunta si es posible re-agendar una reunión que está fuera de tus horas de trabajo, o si alguien más puede asistir en tu lugar. No esperes que otros se preocupen por tu tiempo (recuerda que ese es tu trabajo).

• Feriados internacionales. Tenemos una lista aproximada de los feriados y días libres en los países donde normalmente vive nuestro equipo. La regla general es: si el día está en la lista, no esperemos que estés disponible. Si no está en la lista, pero es importante para ti, dinos con anticipación que tomarás el día libre y ponlo en el calendario compartido. Las reuniones de equipo en las que más del 30% del equipo está en un día feriado serán cambiadas para otro día.

• Etiqueta durante las reuniones. Empieza las reuniones un máximo de 5 minutos después de la hora acordada, quizás algunos necesiten un pequeño recordatorio en el chat. Recuerda la regla de Gunner: en un grupo de n personas, trata de hablar 1/n-avo del tiempo. Mentalmente lleva la cuenta de los puntos de agenda que se han discutido, y lo que está por discutirse. No te ofendas si alguien le quita el sonido a tu micrófono durante la reunión, quizás no has notado tu propio ruido de fondo. Nuestra banda para reuniones es muy limitada, y es posible que los demás tengan otras llamadas a la hora exacta: termina las reuniones a tiempo (o temprano). Si no hubo suficiente tiempo para terminar una discusión, asegúrate de darle seguimiento.

• Bloquea tiempo en tu calendario. Tenemos una política abierta de vacaciones, pero siempre tenemos que recordarle a todos que bloqueen tiempo en su calendario. No solamente para las vacaciones, pero también para hacer diligencias, tiempo de viaje, salud mental, leer y estudiar, alimentar al bebé, sacar al perro a caminar, traer a los chicos de la escuela, y llevar a tu mamá a una cita média. Cualquier momento del día que necesites sin interrupciones debe estar bloqueado, y no necesitas decirnos por qué.

Toma de decisiones

• Comunica tus ideas en forma de propuestas. En un equipo colaborativo como el nuestro, siempre están surgiendo ideas. Nos encanta discutir, jugar con ideas e imaginar el futuro. Siempre ayuda un poco decir "estamos jugando con esta idea" o "estamos pensando hacerlo de esta manera". Asegúrate de que esas ideas suenen claramente como propuestas, no demandas o decisiones. No esperes que estas discusiones resulten en acciones concretas, porque....

• Las decisiones deben comunicarse via email. Una vez que se toma una decisión, es importante comunicarla como tal en un email, con claros pasos a seguir. Las decisiones técnicas tienen sus propios documentos (ADRs). Nunca asumas que Slack es un buen medio para guardar decisiones tomadas o asignar responsabilidades. El trabajo se asigna en un sprint, en tiquetes de github, en una conversación en persona, o via email.

• Comunica tus opiniones. Cuando envías un email analizando un problema o presentando diferentes opciones, es útil decir claramente cuál es la que prefieres. No empieces un debate general y esperes que los demás lo continúen. Si dices "Mi preferencia es la opción A" los demás tienen un punto de partida para estar de acuerdo, en desacuerdo, o hacer preguntas.

• Comentarios y sugerencias. Si necesitas que alguien te de su opinión o revise tu trabajo antes de un momento específico, hazlo explícito en tu pedido y dale un tiempo límite razonable. Se específico sobre el tipo de comentarios que buscas. Si estás dando sugerencias o comentarios, asegúrate de que sean acciones concretas. Entiende que no todos tus cambios o sugerencias serán aceptados.

• Notas y acciones resultado de las reuniones. Las retrospectivas y los ejercicios post-mortem deben tener notas y acciones a seguir. Otras reuniones pueden tener notas, preferiblemente si se toman colectivamente en un documento de goolge. Asegúrate de que las notas no siempre las tome una mujer, o la persona más joven en el grupo, o la misma persona siempre. Las acciones a seguir deben tener una persona responsable para darles seguimiento.

Liderazgo y dinámicas grupales

• Asume que todos están haciendo lo mejor que pueden dentro de sus circunstancias. Es difícil confiar en los demás y depender de ellos si no los conocers en persona, o si estamos poco en contacto. Tenemos que hacer un esfuerzo por asumir que los demás están haciendo el mejor trabajo que pueden hacer en este momento. Tenemos que creer que cualquier error o omisión se ha hecho por una persona que está tratando de hacer lo mejor, en condiciones que quizás no podemos entender, y actuar de acuerdo con este principio.

• Da espacio a las voces silenciosas. Algunas personas necesitan más tiempo para pensar y procesar antes de hablar, o se encuentran aturdidas en llamadas de conferencia con muchos participantes, o en reuniones en persona. Algunos debemos pensar dos veces nuestras palabras (si estamos trabajando en otro idioma, o trabajando fuera de nuestra área de experiencia, por ejemplo). Debemos hacer un esfuerzo para preguntar directamente qué piensan las personas más calladas, darles material de apoyo antes de una reunión, y permitirles un espacio para enviar sus ideas por escrito. Asegúrate de que otros no interrumpan o callen a las personas más silenciosas, y reconoce su participación.

• Aprende a facilitar una discusión. Si estás en una posición de liderazgo, te encontrarás en el papel de facilitación más que en el papel de participante en muchas discusiones. Aprende cómo balancear diferentes puntos de vista, lleva la cuenta del tiempo, mantén las discusiones enfocadas, y asegúrate de que haya notas. Aún si no es tu reunión, a veces tienes que asumir el rol de todos modos, así que prepárate.

• Dirige el tráfico de temas y discusiones. Si la discusión se vuelve demasiado larga o se sale del tema, encuentra una forma de dividirla o de enviarla al canal adecuado. "Sería mejor discutir esto por email" o "discutamos esto en un grupo de Slack" o "mejor agendamos otra llamada para este tema" son algunos ejemplos de cosas que podrías decir. Interviene cuando una discusión no va para ninguna parte. No dejes que los demás se desgasten en una discusión sin punto final, normalmente es fácil (¡desde afuera!) ver cuando una discusión no va a terminar bien.

• Discúlpate explícitamente cuando se comete un error Comunícate más de lo necesario sobre los errores y asegúrate de que las voces afectadas sean escuchadas. Organiza un post-mortem o sesión de aprendizaje, copia al equipo en los resultados y las acciones a emprender. Practica señalar directamente cuando hay conflictos o malentendidos: cuando todos trabajan remotamente, no hay forma de saber quién se enojó con quién y quiénes resolvieron sus asuntos. Esto puede volverse tóxico en el futuro, y es mejor hablar francamente sobre lo que está pasando.

• Reconoce buenas ideas y acciones. Da crédito a otros por sus buenas ideas. Celebra los logros del equipo y los individuales. Es bueno tener un símbolo de aprecio (nosotros tenemos un par de gifs animados para ocasiones especiales). Esto es mucho más fácil de hacer en persona, pero debemos hacer esto con aún más intención si estamos en diferentes lugares.

• Reuniones uno a uno con propósito. La mayoría de nosotros tiene una reunión 1:1 con la persona que nos supervisa directamente. Puedes agendar un 1:1 con cualquier persona del equipo en cualquier momento, sólo pregunta! Estas reuniones son más productivas cuando son estructuradas o tienen un tema. Por ejempo: "esta semana hablaremos de nuestras metas para el trimestre" o "la próxima semana hablaremos de ideas para mejorar la productividad". Algunos de nosotros tenemos un documento donde escribimos notas, para poder revisarlas después y saber de lo que hablamos la semana pasada.

• "Feedback". Si te sientes cómodo dándole consejos para mejorar a otra persona, debes enmarcarlo como "cosas que estás haciendo bien y que esperamos que continúes haciendo" o "cosas en las que podrías mejorar". Nosotros tenemos una ronda de "feedback" entre los pares dos veces al año, pero los consejos "en el momento" son aún mejores. Cuando recibas este tipo de información, escucha y aprecia el esfuerzo. Ten en mente que las cosas buenas que estás haciendo son muchas más que las cosas por mejorar.

• Tus palabras importan más de lo que te imaginas. En un equipo pequeño, las cosas que dices tienen importancia para todos en el equipo. Tus palabras serán recordadas e interpretadas, así como tu tono y tu humor. Esto es especialmente cierto si estás en una posición de liderazgo. Trabajar de forma remota hace esto aún más complicado, porque los demás tendrán menos oportunidades de interactuar contigo.

Logística

• El mundo es ruidoso. Vas a necesitar un lugar silencioso para trabajar, ya sea en casa o en otra parte. Los cafés no son lo mejor. Las bibliotecas no están mal, pero necesitarás una sala privada para hacer llamadas. Un buen par de audífonos, una webcam que funcione y una buena configuración de audio son esenciales.

• La luz es importante. La luz del día te hará más feliz, y ayuda a tener mejores videollamadas. La exposición a la luz durante el invierno es mucho más importante.

• Viaje y trabajo. Piensa desde antes en tus condiciones de trabajo mientras viajas, tu disponibilidad, tu conexión a internet etc. Notifica a los otros que estarás viajando y cualquier cambio en tu horario.

• ¿Estás bien? A veces nos encontramos en medio de emergencias o situaciones caóticas. En estos casos, tu única responsabilidad es mantener tu seguridad. Si es posible, envíanos una señal para indicar que estás bien.

• Malas conexiones a Internet. Esto pasa todo el tiempo y te frustrará inmensamente. Desconecta tu webcam y cierra otros procesos en tu computador que puedan estar usando tu ancho de banda en el momento de una videollamada. Si tratas de unirte a una llamada un par de veces y fallas, es mejor disculparte, volver a agendar la llamada o simplemente no asistir. Es bueno tener un número telefónico como plan B.

• Espacios de co-trabajo. Si lo prefieres, puedes identificar un espacio de co-trabajo y discutir con la administración los detalles del precio y el reembolso. Muchos lugares tienen solamente grandes mesas o espacios abiertos, asegúrate de que tengas un lugar silencioso para hacer videollamadas.

• Encuentra tu configuración ergonómica. Nota si necesitas un teclado especial, un monitor más grande o una mejor silla. Todas estas cosas mejorarán tu vida a largo plazo. Asegúrate de que tengas un buen plan de reemplazo cuando estés viajando.

• No olvides comer, dormir, hablar con otras personas fuera de línea. El trabajo puede ser demasiado interesante, absorbente, y puedes verte tentado a dejar de comer o irte a dormir tarde. Por favor no lo hagas. Será más placentero trabajar contigo si has comido, si has tomado el té/café/mate etc, si has conversado con otras personas que no tienen nada que ver con el trabajo, y si has dormido y soñado sueños felices de Internet.

Salud, familia y el mundo real

• Define una rutina. Cuando era más joven habría odiado esta sugerencia, pero es verdaderamente útil. Al comenzar el día, escribe una lista de lo que esperas hacer aproximadamente a qué hora. Incluye un momento para comer, estirarte o ir afuera. Planea una hora en la que dejarás de trabajar. Al final del día, haz un resumen de lo que has logrado durante el día y envíalo al canal de #standup, y da tu día de trabajo por terminado. Si aún estás trabajando tarde en la noche, alguien te enviará un emoji con la cara de la luna, para recordarte que te vayas a dormir.

• No trabajes los fines de semana. Esto es muy importante. No esperamos que estés disponible los fines de semana, y preferimos que regreses el Lunes con una buena historia para compartir.

• Compartir tu vida personal es opcional. A algunos nos gusta hablar sobre nuestra vida fuera del trabajo y nuestra familia y aficiones. No te sientas presionado por compartir nada personal, esto no afectará qué tan bien nos caes.

• Cuidado propio y de los demás. No te disculpes por darle prioridad al cuidado de tu familia o tu bienestar personal. Los demás no te verán todos los días y muy pocas veces tendremos contexto para saber por lo que estás pasando. Esperamos que te sientas en confianza para hablar con tu jefe si estás enfrentando alguna situación personal. Si no es así, ¡tenemos que arreglarlo!. Si te sientes mal, alguien podría mandarte una orden de sopa.

• No te quemes. Aprende a reconocer el "burn-out" y cómo evitarlo. Queremos que seas una persona feliz y productiva por mucho tiempo. Si reconoces el "burn out" en otra persona en el equipo, pregúntales cómo les va y ofrece tu ayuda.