FAQ Formátový výbor NDK

Tato stránka slouží k zodpovězení nejčastějších dotazů ohledně fungování a práce Formátového výboru. Odpovědi na nejčastější dotazy, týkající se přidružených pracovních skupin, jsou k nalezení na stránce FAQ Pracovní skupiny při Formátovém výboru NDK. Nepodává úplný a podrobný výklad, slouží pouze jako doplněk k existující dokumentaci, konkrétně Statutu Formátového výboru a Jednacímu řádu. V případě pochybností vždy platí ustanovení v těchto dokumentech. Jednací řád i Statut jsou ke stažení webu NDK v záložce Formátový výbor.

Co je Formátový výbor?

Formátový výbor (dále také jako FV) je koncipován jako patnáctičlenná skupina odborníků, která rozhoduje o potřebách vydávání nových standardů, aktualizaci stávajících a o zásadních změnách, týkajících se standardizace obecně (např. přechod na nový typ standardu atd.). Pro Národní knihovnu funguje jako poradní orgán.

Jaké jsou pravomoci Formátového výboru?

Formátový výbor předkládá připomínky k předloženým návrhům ke změnám Standardů NDK a vydává k nim stanoviska. Navrhuje také vlastní podněty k dalšímu rozvoji nebo užívání Standardů, dlouhodobému uchovávání digitalizovaných dokumentů v NDK, případně Národní knihovně předkládá jiná doporučení, která se Standardů NDK týkají.

Formátový výbor také Národní knihovně slouží jako platforma pro šíření Standardů NDK a jeho změn do zainteresovaných institucí. Národní knihovna může Formátový výbor požádat o konzultaci ohledně dalšího rozvoje Standardů NDK nebo dlouhodobého uchovávání digitálních dokumentů. Formátový výbor zřizuje pracovní skupiny, kterým může zadávat práci na rozvoji Standardů NDK.

Jaký je rozdíl mezi Formátovým výborem a pracovními skupinami?

Formátový výbor je těleso mimo pracovní skupiny, respektive, funguje jako jejich nadřízený orgán. Každé těleso, Formátový výbor i pracovní skupiny, mají rozdílné funkce.

Pokud Formátový výbor přijme usnesení o potřebě změny Standardu NDK, pracovní skupina má povinnost přijít s konkrétním řešením, které následně předloží Formátovému výboru ke schválení. Stejně tak může potřeba změny ve Standardu NDK vzniknout na straně pracovní skupiny, která vypracuje příslušný návrh, který buď standard doplní, upraví, anebo připraví návrh kompletně nové části standardu (například pro nové informační médium). Pracovní skupina ale nemá pravomoc návrh oficiálně schválit a doporučit k používání v praxi, to musí udělat svým usnesením Formátový výbor.

Druhý rozdíl mezi Formátovým výborem a pracovními skupinami je v mechanismu získání členství. Do pracovních skupin se může (písemně) přihlásit kterýkoliv pracovník digitalizace v ČR (ze kterékoliv digitalizující paměťové instituce, která ve své praxi užívá Standard NDK) na základě svého zájmu, nebo zájmu své instituce. Členem se stává po kladné odpovědi vedoucího pracovní skupiny. Zástupcem ve Formátovém výboru se může stát pouze zaměstnanec NK v rámci své pracovní funkce a nebo člen pracovní skupiny, který je svými kolegy za zástupce do Formátového výboru zvolen.

Kdo ve Formátovém výboru zasedá?

Formátový výbor je složen ze zaměstnanců Národní knihovny a zástupců tří pracovních skupin, které fungují při Formátovém výboru. Celkově má 15 členů. Za Národní knihovnu je členem vždy ředitel Odboru digitálních fondů (Předseda Formátového výboru), ředitel Odboru digitalizace, vedoucí Oddělení pro standardy (Tajemník Formátového výboru), vedoucí Oddělení LTP úložiště, vedoucí Oddělení archivace webu a vedoucí Oddělení podpory aplikací NK-NDK. Za každou pracovní skupinu je členem výboru automaticky její vedoucí. Dále jsou z každé skupiny voleni zástupci. Z Pracovní skupiny pro digitalizaci textových dokumentů jsou to 4 zástupci, za Pracovní skupinu pro elektronické publikace je to 1 zástupce a za Pracovní skupinu pro zvukové dokumenty je to také 1 zástupce.

Jak probíhá výběr zástupců pracovních skupin do Formátového výboru?

Za pracovní skupinu může být do Formátového výboru zvolen kterýkoliv její člen, pokud již není zástupcem za jinou pracovní skupinu, nebo není nominovaným zástupcem z titulu pozice v NK. Kandidáty může oslovovat buď vedoucí pracovní skupiny, nebo je může skupina navrhnout sama. Kandidát by měl se svou kandidaturou a případným členstvím ve Formátovém výboru souhlasit. Následně probíhá hlasování tajnou volbou, ve které má každý člen pracovní skupiny jeden hlas.

Jak je dlouhé funkční období zástupce ve Formátovém výboru?

Funkční období není časově omezeno. Zástupce může odstoupit sám, anebo odejít v případě např. změny zaměstnání. V takovém případě se koná doplňovací volba, v případě zástupců z NK do Formátového výboru přichází nástupce na funkci. Zvolený nástupce takto odešlého zástupce je trvalý, do Formátového výboru se nelze vrátit. Stejně tak se nelze na pozici zástupce s někým vyměnit. Pokud zástupce odejde, vždy musí být vyvolána volba (což neplatí ve výše zmíněném případě pracovníků NK).

Jak často Formátový výbor zasedá?

Výbor zasedá nejméně 1x ročně, jak je uvedeno ve Statutu Formátového výboru. Pokud existuje agenda k projednání, může se sejít vícekrát. Zasedání se koná buď s osobní přítomností zástupců, a nebo pomocí videokonference. Pokud 1/3 členů FV písemně iniciuje mimořádné zasedání, jak uvádí Jednací řád, musí jej NK do 30 dní svolat. Obecně komunikace mezi Národní knihovnou a Formátovým výborem ve všech případech probíhá pomocí emailu.

Účast hostů (nečlenů) na zasedání Formátového výboru

Pokud člen Formátového výboru chce na jednání pozvat hosta, který je odborníkem na problematiku, o které bude Výbor jednat, písemně požádá Předsedu, který účast hostů na jednání schvaluje.

Jak probíhá hlasování?

Hlasování pobíhá buď osobně na zasedání, nebo elektronicky. Je nutné, aby člen FV vyjádřil svůj hlas výrazem “souhlasím” nebo “nesouhlasím”. V případě nesouhlasu je možné podat vyjádření důvodu nesouhlasu. Výsledkem je vyjádření rozhodnutí Formátového výboru. Úplný mechanismus hlasování je uveden ve 4. článku Jednacího řádu.