FAQ Pracovní skupiny při Formátovém výboru NDK

Tato stránka slouží k zodpovězení nejčastějších dotazů ohledně fungování a práce pracovních skupin, přidružených k Formátovému výboru NDK. Stránka, pojednávající o fungování a práci Formátového výboru, je zde. Tato stránka nepodává úplný a podrobný výklad, slouží pouze jako doplněk k existující dokumentaci, konkrétně Statutu Formátového výboru a Jednacímu řádu. V případě pochybností vždy platí ustanovení v těchto dokumentech. Jednací řád i Statut jsou ke stažení na webu NDK v záložce Formátový výbor.

Co je pracovní skupina?

Pracovní skupina je těleso, podřízené Formátovému výboru, které se skládá z pracovníků v digitalizaci různých paměťových institucí (nebo i firem), používajících Standard NDK. Slouží k diskusi členů o úpravách standardů, pravidel popisu či obecně o záležitostech digitalizace a dlouhodobé ochrany, souvisejících s typem dokumentu, který je předmětem jejího zájmu.

Jaké má pracovní skupina pravomoci?

Pracovní skupina může navrhovat úpravy standardů a pravidel pro popis. Může také navrhovat úplně nový standard, pokud to situace nebo nosič informace vyžaduje. Pracovní skupina je také poradní platformou, v rámci které členové mohou hledat řešení na konkrétní otázky digitalizace ve svých institucích. Tuto platformu také využívá k poradám Národní knihovna. Návrhy pracovních skupin před zavedením do praxe musí vždy projít připomínkovým řízením a schválením ze strany Formátového výboru.

Jaké existují pracovní skupiny?

V současné době (počátek roku 2021) existují tři pracovní skupiny, každá se zabývá jinou skupinou dokumentů v digitalizační praxi. Jsou to: Pracovní skupina pro digitalizaci textových dokumentů, Pracovní skupina pro zvukové dokumenty a Pracovní skupina pro elektronické dokumenty. Jak se stanu členem pracovní skupiny?

Pokud máte zájem se zapojit do činnosti pracovní skupiny, napište email s žádostí na adresu metadata.ndk/at/nkp.cz a specifikujte, do které skupiny byste se chtěl/a přidat. Členství není podmíněno ničím jiným, než zájmem zapojit se. Počet pracovníků z jednotlivých institucí též není omezen.

Mohu být členem více pracovních skupin?

Ano, není to nijak limitováno. Případným zástupcem do Formátového výboru ale může být člen zvolen jenom za jednu.

Je členství časově limitováno?

Členství není nijak časově omezeno. Pracovník je členem pracovní skupiny, dokud se z ní sám písemně neodhlásí, nebo pokud neodejde z důvodu např. změny zaměstnání či odchodu na rodičovskou dovolenou. V případě rodičovské dovolené může po návratu do pracovní skupiny opět vstoupit.

Jak probíhá volba zástupců pracovní skupiny do Formátového výboru?

Pokud se uvolní místo ve Formátovém výboru pro danou skupinu, je nutné vyvolat volbu nového zástupce. Vybírá se z těch členů skupiny, kteří již ve Formátovém výboru nejsou zástupci za jinou pracovní skupinu, nebo z pozice funkce v Národní knihovně. Kandidáty mohou navrhnout členové skupiny, nebo je může oslovit vedoucí pracovní skupiny. Kandidát by měl se svou kandidaturou a případnou pozicí ve Formátovém výboru před volbou souhlasit. Hlasování vyvolává vedoucí pracovní skupiny, volba je tajná. Po uplynutí času na volbu vedoucí oznamuje členům výsledky. Volba může proběhnout jak na schůzce pracovní skupiny, tak elektronicky pomocí dotazníku.

Jak často se schází pracovní skupina?

Pracovní skupina se může scházet nejméně jedenkrát ročně, popřípadě, podle potřeby. Pokud existuje agenda k projednání, mohou návrh ke schůzce dát jak členové pracovní skupiny, tak vedoucí. Může se scházet osobně nebo formou videokonference. Je možné také jednání pomocí emailové konference.